Conditions Générales de Vente

Article 1 - Définitions

Dans le cadre des présentes Conditions Générales de Vente (ci-après « CGV »), les termes suivants sont définis comme suit :

• Prestataire: Oak Eye SRL, dont le siège social est situé Rue du Try 49, 1495 Villers-la-Ville (Belgique), inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0800.669.276, numéro de TVA BE0800669276, éditrice et exploitante de la plateforme commercialisée sous la marque Dentalfox.
• Client: tout professionnel de santé dentaire (dentiste, implantologue, parodontiste, orthodontiste, endodontiste, prosthodontiste, pédodontiste, chirurgien oral) ou personne morale exerçant une activité dans le domaine de la dentisterie, qui souscrit un abonnement à la Plateforme.
• Plateforme : le logiciel en mode SaaS (Software as a Service) commercialisé sous la marque Dentalfox, propriété d’Oak Eye SRL, accessible via l’URL https://app.dentalfox.be, permettant la génération de devis et rapports dentaires.
• Utilisateur: toute personne physique disposant d’un accès à la Plateforme dans le cadre de l’abonnement souscrit par le Client (le Client lui-même et/ou les membres de son équipe).
• Abonnement: le contrat de prestation de services conclu entre le Prestataire et le Client, donnant accès à la Plateforme selon la formule choisie.
• Siège: un accès utilisateur nominatif à la Plateforme, inclus ou supplémentaire selon la formule d’abonnement.
• Données: l’ensemble des informations, fichiers et contenus introduits, générés ou stockés par le Client et ses Utilisateurs sur la Plateforme, y compris les données à caractère personnel et les données de santé.
• Dentalfox: marque commerciale détenue par Oak Eye SRL, sous laquelle est exploitée la Plateforme.
• Contenu Généré par IA: tout texte, rapport ou suggestion produit par les fonctionnalités d’intelligence artificielle intégrées à la Plateforme.

Article 2 - Objet et champ d’application

2.1. Les présentes CGV régissent les conditions de souscription et d’utilisation de la Plateforme Dentalfox par le Client.

2.2. La Plateforme est un outil de génération de devis et de rapports à destination des professionnels de la dentisterie. Elle n’est pas un logiciel de gestion de cabinet, un outil de diagnostic médical, ni un dispositif médical au sens de la réglementation européenne.

2.3. Toute souscription à un Abonnement implique l’acceptation pleine et entière des présentes CGV. Le Client reconnaît en avoir pris connaissance préalablement à la souscription.

2.4. Les présentes CGV prévalent sur tout autre document émanant du Client, sauf dérogation écrite et signée par les deux parties.

2.5. Le Prestataire se réserve le droit de modifier les présentes CGV. Toute modification sera notifiée au Client par courrier électronique au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur. En l’absence d’opposition écrite dans ce délai, les nouvelles CGV seront réputées acceptées.

Article 3 - Formules d’abonnement et tarification

3.1. La Plateforme est proposée selon les formules suivantes. Les prix indiqués s’entendent par siège et par mois :

• Essentials : 49 €/siège/mois, incluant un forfait de générations IA.
• Engage : 79 €/siège/mois, incluant un forfait de générations IA élargi.
• Connect : 99 €/siège/mois, incluant un forfait de générations IA élargi et l’accès aux fonctionnalités de partage inter-cabinets.

Le détail des forfaits de générations IA incluses par formule ainsi que le tarif du supplément par génération au-delà du forfait sont précisés sur la page de tarification de la Plateforme.

3.2. Les prix sont exprimés en euros et s’entendent hors taxes (HT). La TVA applicable sera ajoutée conformément à la législation belge en vigueur.

3.3. Une réduction de vingt pour cent (20 %) est appliquée en cas de souscription à un abonnement annuel. L’abonnement annuel est payable en une seule fois à la souscription ou au renouvellement.

3.4. Le Prestataire se réserve le droit de modifier ses tarifs. Toute modification tarifaire sera communiquée au Client au moins soixante (60) jours avant son entrée en vigueur. En cas de désaccord, le Client pourra résilier son Abonnement conformément à l’article 10.

3.5. Les générations IA consommées au-delà du forfait inclus dans la formule souscrite sont facturées en supplément au tarif unitaire en vigueur, communiqué sur la page de tarification de la Plateforme. Les quotas de générations IA non consommés au cours d’un mois ne sont pas reportés sur les mois suivants.

Article 4 - Souscription et accès

4.1. La souscription s’effectue en ligne via la Plateforme. Le Client renseigne les informations nécessaires à l’identification de son cabinet et à la création de son compte.

4.2. Le Client garantit l’exactitude et la complétude des informations fournies lors de la souscription et s’engage à les maintenir à jour.

4.3. Un essai gratuit peut être proposé selon les conditions communiquées sur la Plateforme. L’essai gratuit ne nécessite pas l’enregistrement d’un moyen de paiement. À l’issue de la période d’essai, l’accès complet à la Plateforme est désactivé. Le Client souhaitant poursuivre l’utilisation de la Plateforme devra souscrire un Abonnement payant.

4.4. L’accès à la Plateforme est personnel et nominatif. Chaque Utilisateur dispose d’identifiants propres. Le Client est responsable de la confidentialité des identifiants de connexion de l’ensemble de ses Utilisateurs et de toute utilisation faite sous ces identifiants.

4.5. Le Client s’interdit de partager, céder ou mettre à disposition ses identifiants à des tiers non autorisés.

Article 5 - Modalités de paiement

5.1. Le paiement s’effectue par prélèvement SEPA (SEPA Direct Debit), via le prestataire de paiement Mollie. Le Client autorise le Prestataire à procéder aux prélèvements correspondant à son Abonnement selon la périodicité choisie (mensuelle ou annuelle).

5.2. Les factures sont émises au format électronique et mises à disposition du Client dans son espace sur la Plateforme, conformément aux obligations belges en matière de facturation électronique.

5.3. En cas de défaut de paiement à l’échéance, le Prestataire adressera au Client une mise en demeure par courrier électronique. À défaut de régularisation dans un délai de quinze (15) jours suivant cette mise en demeure :

• Un intérêt de retard au taux légal belge majoré de quatre (4) points sera appliqué de plein droit sur les sommes dues, sans notification préalable supplémentaire.
• Une indemnité forfaitaire de quarante (40) euros pour frais de recouvrement sera due par le Client.
• Le Prestataire se réserve le droit de suspendre l’accès à la Plateforme jusqu’au complet paiement.

5.4. Toute contestation d’une facture doit être adressée par écrit au Prestataire dans un délai de quinze (15) jours à compter de sa réception. Passé ce délai, la facture est réputée acceptée.

Article 6 - Obligations du Prestataire

6.1. Le Prestataire s’engage à fournir la Plateforme conformément aux spécifications décrites dans la documentation disponible sur le site, avec un niveau de disponibilité raisonnable.

6.2. Le Prestataire met en oeuvre les moyens techniques raisonnables pour assurer la sécurité et la confidentialité des Données hébergées sur la Plateforme, conformément au RGPD et à la législation belge applicable.

6.3. Le Prestataire assure la maintenance corrective et évolutive de la Plateforme. Les maintenances planifiées seront, dans la mesure du possible, réalisées en dehors des heures ouvrables et communiquées préalablement au Client.

6.4. Les obligations du Prestataire constituent des obligations de moyens. Le Prestataire ne garantit pas l’absence totale d’interruptions, d’erreurs ou de dysfonctionnements.

6.5. Le Prestataire s’engage à informer le Client dans les meilleurs délais en cas d’incident de sécurité affectant ses Données, conformément aux obligations de notification prévues par le RGPD.

Article 7 - Obligations du Client

7.1. Le Client s’engage à utiliser la Plateforme conformément à sa destination et aux présentes CGV.

7.2. Le Client est seul responsable des Données qu’il introduit sur la Plateforme. Il garantit disposer de toutes les autorisations nécessaires au traitement des données à caractère personnel de ses patients, conformément au RGPD, à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel, et à la loi du 22 août 2002 relative aux droits du patient.

7.3. Le Client s’engage à obtenir le consentement explicite de ses patients lorsque celui-ci est requis, notamment dans le cadre des fonctionnalités de partage inter-cabinets (formule Connect).

7.4. Le Client est responsable de la gestion des droits d’accès de ses Utilisateurs et de la conformité de l’utilisation de la Plateforme au sein de son cabinet.

7.5. Le Client s’interdit :

• de tenter de contourner les limitations techniques de la Plateforme ;
• d’utiliser la Plateforme à des fins illicites ou non conformes à sa destination ;
• de procéder à du reverse engineering, de la décompilation ou de la désassemblage de la Plateforme ;
• d’utiliser la Plateforme pour traiter des données sans base légale valide au sens du RGPD.

Article 8 - Contenu Généré par IA

8.1. La Plateforme intègre des fonctionnalités d’intelligence artificielle permettant la génération automatisée de contenus (explications patients, suggestions de rapports, aide à la rédaction de devis).

8.2. Le Contenu Généré par IA est fourni à titre d’aide à la rédaction. Il ne constitue en aucun cas un avis médical, un diagnostic ou une recommandation de traitement.

8.3. Le Client conserve l’entière responsabilité de la vérification, de la validation et de l’utilisation du Contenu Généré par IA. Le Client s’engage à relire et, le cas échéant, modifier tout contenu avant communication à un patient ou à un tiers.

8.4. Le Prestataire ne saurait être tenu responsable des conséquences résultant de l’utilisation du Contenu Généré par IA sans vérification préalable par le Client.

8.5. Le nombre de générations IA est limité selon la formule d’abonnement souscrite (article 3.1). Le Prestataire se réserve le droit de limiter ou de suspendre l’accès aux fonctionnalités IA en cas d’utilisation abusive ou anormale.

Article 9 - Propriété intellectuelle

9.1. La Plateforme, son code source, son architecture, sa documentation, ses éléments graphiques, ses marques et ses contenus sont la propriété exclusive du Prestataire ou de ses concédants de licence. L’Abonnement confère au Client un droit d’utilisation non exclusif, non cessible et non transférable de la Plateforme, pour la durée de l’Abonnement.

9.2. Les Données introduites par le Client sur la Plateforme restent la propriété du Client. Le Prestataire dispose d’une licence limitée d’utilisation de ces Données aux seules fins de fourniture et d’amélioration du service.

9.3. Le Client autorise le Prestataire à utiliser des données anonymisées et agrégées à des fins statistiques et d’amélioration de la Plateforme, dans le respect du RGPD.

Article 10 - Durée, renouvellement et résiliation

10.1. L’Abonnement est souscrit pour une durée initiale d’un (1) mois (abonnement mensuel) ou de douze (12) mois (abonnement annuel).

10.2. À l’issue de la période initiale, l’Abonnement est renouvelé tacitement pour des périodes successives de même durée, sauf résiliation notifiée par l’une des parties.

10.3. Le Client peut résilier son Abonnement à tout moment depuis son espace client, avec effet à la fin de la période en cours. La résiliation prend effet à la fin de la période mensuelle ou annuelle en cours. Aucun remboursement prorata temporis n’est dû pour la période restante.

10.4. Le Prestataire peut résilier l’Abonnement de plein droit, sans préjudice de dommages et intérêts :

• en cas de manquement grave du Client à ses obligations, non remédié dans un délai de quinze (15) jours suivant une mise en demeure par courrier électronique ;
• en cas de défaut de paiement persistant malgré mise en demeure ;
• en cas d’utilisation frauduleuse ou abusive de la Plateforme.

10.5. En cas de cessation d’activité ou de liquidation du Prestataire, celui-ci s’engage à prévenir le Client avec un préavis raisonnable et à permettre la récupération des Données conformément à l’article 11.

Article 11 - Réversibilité des données

11.1. En cas de résiliation de l’Abonnement, quelle qu’en soit la cause, le Client dispose d’un délai de trente (30) jours à compter de la date effective de résiliation pour demander l’exportation de ses Données dans un format structuré et couramment utilisé (CSV, JSON ou PDF selon la nature des données).

11.2. Passé ce délai, le Prestataire procédera à la suppression définitive des Données du Client dans un délai de trente (30) jours supplémentaires, sous réserve des obligations légales de conservation applicables.

11.3. L’exportation des Données est réalisée sans frais dans le cadre des formats standard proposés par la Plateforme.

Article 12 - Responsabilité

12.1. Le Prestataire est tenu à une obligation de moyens dans la fourniture de la Plateforme.

12.2. La responsabilité du Prestataire est limitée aux dommages directs et prouvés résultant d’une faute qui lui serait imputable. En tout état de cause, la responsabilité totale du Prestataire ne saurait excéder le montant des sommes effectivement perçues du Client au cours des douze (12) derniers mois précédant le fait générateur.

12.3. Le Prestataire ne saurait être tenu responsable :

• des dommages indirects, tels que la perte de chiffre d’affaires, la perte de patients, la perte d’opportunité, le préjudice d’image ou la perte de données, sauf en cas de faute lourde ou intentionnelle ;
• des conséquences d’une utilisation non conforme de la Plateforme par le Client ;
• de l’exactitude, de la pertinence ou de l’exhaustivité du Contenu Généré par IA ;
• des interruptions de service résultant de l’infrastructure réseau ou de l’hébergeur ;
• du non-respect par le Client de ses propres obligations légales en matière de protection des données ou de déontologie professionnelle.

12.4. Le Client reconnaît que la Plateforme ne se substitue pas au jugement clinique du professionnel de santé et que toute décision médicale relève de sa seule responsabilité.

Article 13 - Données à caractère personnel

13.1. Dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme, le Prestataire traite des données à caractère personnel pour le compte du Client, agissant en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Le Client agit en qualité de responsable de traitement.

13.2. Les détails du traitement (nature, finalité, types de données, catégories de personnes concernées, mesures de sécurité) sont décrits dans la Politique de Confidentialité accessible sur le site.

13.3. Le Prestataire s’engage à :

• traiter les données uniquement sur instruction documentée du Client ;
• garantir la confidentialité des données traitées ;
• mettre en oeuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité des données ;
• assister le Client dans le respect de ses obligations relatives aux droits des personnes concernées ;
• notifier le Client dans les meilleurs délais en cas de violation de données ;
• supprimer ou restituer les données à l’issue de la prestation, selon le choix du Client.

13.4. Le Prestataire peut faire appel à des sous-traitants ultérieurs, sous réserve d’en informer préalablement le Client et de s’assurer que ceux-ci offrent des garanties suffisantes en matière de protection des données. La liste des sous-traitants ultérieurs est disponible sur demande.

13.5. Les données sont hébergées sur des serveurs situés dans l’Union européenne. Le recours à certains sous-traitants ultérieurs (notamment pour les fonctionnalités d’intelligence artificielle) peut impliquer un transfert de données en dehors de l’Espace Économique Européen. Dans ce cas, le Prestataire s’assure que des garanties appropriées sont en place conformément au chapitre V du RGPD, telles que les Clauses Contractuelles Types (SCCs) de la Commission européenne et/ou un Data Processing Addendum (DPA) conclu avec le sous-traitant concerné. Le Prestataire veille en outre à ce qu’aucune donnée directement identifiante du Patient ne soit transmise aux sous-traitants situés hors de l’EEE. La liste à jour des sous-traitants et les garanties associées sont détaillées dans la Politique de Confidentialité.

Article 14 - Force majeure

14.1. Aucune des parties ne pourra être tenue responsable de l’inexécution de ses obligations si cette inexécution résulte d’un cas de force majeure au sens de l’article 5.226 du Code civil belge.

14.2. Sont notamment considérés comme des cas de force majeure : les catastrophes naturelles, les actes de guerre ou de terrorisme, les cyberattaques d’envergure, les pannes généralisées d’infrastructure internet, les décisions gouvernementales ou réglementaires empêchant l’exécution du contrat.

14.3. La partie affectée informera l’autre partie dans les meilleurs délais. Si la situation de force majeure se prolonge au-delà de quatre-vingt-dix (90) jours, chacune des parties pourra résilier le contrat sans indemnité.

Article 15 - Confidentialité

15.1. Chaque partie s’engage à traiter comme confidentielles toutes les informations à caractère technique, commercial, financier ou stratégique communiquées par l’autre partie dans le cadre du contrat.

15.2. Cette obligation de confidentialité subsiste pendant toute la durée du contrat et pendant une période de deux (2) ans après sa résiliation.

15.3. Sont exclues de cette obligation les informations tombées dans le domaine public, celles obtenues légitimement de tiers sans obligation de confidentialité, ou celles dont la divulgation est imposée par la loi ou une autorité compétente.

Article 16 - Dispositions générales

16.1. Intégralité : Les présentes CGV, ainsi que la Politique de Confidentialité, constituent l’intégralité de l’accord entre les parties relatif à l’utilisation de la Plateforme.

16.2. Divisibilité: Si l’une des clauses des présentes CGV est déclarée nulle ou inapplicable par une juridiction compétente, cette nullité n’affectera pas la validité des autres clauses. La clause concernée sera remplacée par une disposition valide se rapprochant autant que possible de l’intention initiale des parties.

16.3. Non-renonciation: Le fait pour l’une des parties de ne pas exercer un droit en vertu des présentes CGV ne saurait constituer une renonciation à ce droit.

16.4. Cession: Le Client ne peut céder tout ou partie de ses droits et obligations résultant des présentes CGV sans l’accord écrit préalable du Prestataire. Le Prestataire peut céder le contrat dans le cadre d’une réorganisation ou d’une cession d’activité, sous réserve d’en informer le Client.

16.5. Notifications: Toute notification en vertu des présentes CGV sera valablement adressée par courrier électronique à l’adresse renseignée par chaque partie.

Article 17 - Droit applicable et juridiction compétente

17.1. Les présentes CGV sont exclusivement soumises au droit belge.

17.2. En cas de litige relatif à l’interprétation ou à l’exécution des présentes CGV, les parties s’engagent à rechercher une solution amiable dans un délai de trente (30) jours.

17.3. À défaut de résolution amiable, les tribunaux de l’arrondissement judiciaire du Brabant wallon (Nivelles) seront seuls compétents.

Article 18 - Contact

Pour toute question relative aux présentes CGV :

Prestataire : Oak Eye SRL
Adresse : Rue du Try 49, 1495 Villers-la-Ville (Belgique)
Email : info@dentalfox.be
Numéro BCE : 0800.669.276
Numéro de TVA : BE0800669276